Vézina c. Ville de Lévis : L’obligation de recherche complète en accès à l’information

Référence : 2026 QCCAI 171 (CanLII) | Consulter sur CanLII

Contexte et faits

En juillet 2024, monsieur Daniel Vézina formule une demande d’accès à la Ville de Lévis portant sur tous les documents relatifs aux impacts de la combustion résidentielle de bois et de biomasse sur la qualité de l’air. La demande vise spécifiquement les études, rapports, analyses, courriels et enregistrements créés ou modifiés au cours des dix années précédentes.

Initialement, la Ville répond qu’elle ne détient aucun document correspondant à cette demande. Or, suivant le dépôt d’une demande de révision à la Commission d’accès à l’information (CAI), un second exercice de repérage permet d’identifier plusieurs documents additionnels. Cette discordance suscite la question centrale : l’organisme a-t-il procédé à une recherche suffisamment complète et sérieuse ?

Question juridique

L’enjeu principal porte sur l’étendue de l’obligation de recherche incombant aux organismes publics en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1). Spécifiquement, la Commission doit déterminer si la Ville a effectué des recherches suffisantes auprès de l’ensemble de ses unités administratives, y compris le registre des plaintes et les documents détenus par les élus municipaux.

En arrière-plan se pose également la question de la précision requise dans la formulation d’une demande d’accès et des limites du devoir d’assistance du responsable de l’accès.

Analyse de la Cour

La Commission conclut que la preuve ne convainc pas que la Ville a procédé à une investigation complète. Sur les trois points critiques, le jugement identifie des lacunes majeures :

Première lacune : documents des élus municipaux. Bien que la Ville invoque l’article 34 de la Loi sur l’accès (confidententialité des documents du cabinet d’élus), la Commission rappelle qu’il ne revient pas à l’organisme de décider d’emblée qu’une recherche n’est pas nécessaire. C’est à la Commission de déterminer si le privilège s’applique. La Ville aurait dû identifier les documents potentiels et soumettre la question au juge administratif.

Deuxième lacune : registre des plaintes. Aucune recherche n’a été effectuée pour repérer les plaintes susceptibles de porter sur le sujet demandé. La Ville a limité son exercice à la comptabilisation générale des plaintes sans vérifier leur contenu.

Troisième lacune : communications numériques. L’absence de vérification des échanges sur la plateforme Teams, bien que ces échanges fassent généralement partie d’un exercice de repérage standard, soulève des questions sérieuses sur la complétude de la démarche.

De plus, la Commission rejette l’argument de la Ville selon lequel la demande initiale manquait de précision. Le libellé de la demande est jugé suffisamment explicite. En cas de doute, c’est l’organisme qui doit solliciter des clarifications, conformément à l’article 42, alinéa 2 de la Loi sur l’accès.

Le juge souligne également que l’accès aux documents publics étant la règle, la recherche ne doit pas se limiter à l’interprétation littérale étroite de chaque terme utilisé par le demandeur.

Décision

La Commission ordonne à la Ville de Lévis d’effectuer, dans les 30 jours, des recherches additionnelles comportant spécifiquement :

• La repérage des plaintes au Registre des plaintes ayant un lien avec le sujet demandé ;
• L’identification des documents détenus par les membres du conseil municipal ;
• La vérification des échanges Teams intervenus entre les employés des directions concernées.

La Ville doit ensuite rendre compte des résultats. Si de nouveaux documents sont découverts, l’organisme doit les communiquer ou motiver tout refus. Si aucun document additionnel n’est trouvé, la Ville doit produire des déclarations assermentées détaillées justifiant l’exhaustivité de sa recherche.

Portée et implications pratiques

Pour les organismes publics, cette décision réaffirme que le fardeau de démontrer une recherche complète repose sur l’organisme lui-même. Une réponse initiale négative ne dispense pas de vérifications poussées. Les deux exercices de repérage ayant donné des résultats différents constituent un signal d’alarme probant d’une démarche initiale insuffisante.

Le devoir d’assistance est crucial : Face à une demande qui pourrait être imprécise, l’organisme doit communiquer avec le demandeur pour clarifier, plutôt que de procéder à une interprétation restrictive et d’ajouter des documents hors de la demande.

L’article 34 ne ferme pas toutes les portes : L’invocation du privilège de confidentialité des documents d’élus ne dispense pas l’organisme d’identifier les documents potentiels. C’est la Commission qui tranche la question du privilège.

Implications pour les demandeurs : Bien que la formulation précise soit souhaitable, les demandes peuvent être formulées en termes plus généraux. Le juge favorise une interprétation globale et généreuse de la demande en faveur de l’accès à l’information.

Cette décision interlocutoire met l’accent sur le caractère fondamental du droit d’accès à l’information dans le contexte municipal et administratif québécois, tout en rappelant que les droits des citoyens ne doivent pas être frustrés par des recherches superficielles ou stratégiquement limitées.

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