Recherche déraisonnable : le BCP condamné par le Commissariat à l’information

Référence : Privy Council Office (Re), 2026 OIC 34 (CanLII) | Consulter sur CanLII

Contexte et faits

Un plaignant a saisi le Commissariat à l’information du Canada en alléguant que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’avait pas mené une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès à l’information présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

La demande visait : (1) tous les documents produits par le BCP et connexes à la demande d’accès A-2012-00683; et (2) tous les documents relatifs à la commission et à l’élaboration d’un document « Leçons apprises » de dix pages commandé par le BCP. Le plaignant invoquait le paragraphe 30(1)a) de la Loi, qui porte sur les recherches déraisonnables.

L’allégation relative à l’application indue d’exemptions (paragraphe 30(1)e)) a fait l’objet d’une enquête distincte.

Question juridique

La question centrale était de déterminer si le BCP avait conduit une recherche raisonnable de documents conformément aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information.

Selon la jurisprudence, une recherche raisonnable exige qu’un ou plusieurs employés expérimentés, possédant des connaissances sur le sujet de la demande, aient déployé des efforts raisonnables pour identifier et localiser tous les documents pertinents. Il s’agit d’un niveau d’effort que toute personne raisonnable attendrait de quelqu’un chargé de chercher des documents dans les endroits où ils sont susceptibles de se trouver.

Décision

Le Commissariat à l’information a conclu que le BCP n’avait pas mené une recherche raisonnable de documents. Le plaignant avait raison de formuler cette allégation.

Le Commissariat a ordonné au Greffier du Conseil privé de :

1. Mener une nouvelle recherche de documents supplémentaires en conformité avec les directives du rapport;
2. Traiter tous les documents supplémentaires découverts;
3. Fournir une réponse supplémentaire au plaignant au plus tard 36 jours ouvrables après la date du rapport;
4. Donner accès à tout document supplémentaire pertinent, sauf si l’accès peut être refusé en vertu de dispositions spécifiques de la Loi.

Motifs principaux

Le Commissariat a relevé plusieurs lacunes dans la démarche du BCP :

Absence de documentation suffisante : Bien que le BCP ait fourni une stratégie de recherche détaillée pour la première recherche menée par Records Operations (RO), il n’a pas fourni de détails concernant la deuxième recherche qui a mené à des documents supplémentaires. Les paramètres de cette deuxième recherche—entrepôts de documents consultés, mots-clés utilisés—demeuraient obscurs.

Charge de la preuve : Le Commissariat a rappelé que l’onus incombe aux institutions de fournir une preuve suffisante démontrant qu’elles ont mené une recherche raisonnable. Le BCP n’a pas satisfait à cette obligation.

Recherche imparfaite acceptable, mais absence de rigueur inacceptable : Bien que le Commissariat reconnaisse qu’une recherche ne doit pas être parfaite et qu’une institution n’a pas à prouver avec certitude absolue qu’aucun autre document n’existe, elle doit démontrer qu’elle a pris des mesures raisonnables pour identifier et localiser les documents pertinents.

Absence de réponse aux ordonnances : Le BCP n’a pas fourni d’avis advisant s’il se conformerait ou non à l’ordonnance initiale du Commissariat avant la date limite du 20 mars 2026. Le Commissariat a rappelé l’obligation de demander une révision à la Cour fédérale si l’institution n’entend pas se conformer.

Portée et implications pratiques

Cette décision revêt une importance capitale pour les praticiens du droit administratif et les conseils juridiques d’institutions fédérales.

Standardisation de la documentation : Les institutions doivent documenter de façon exhaustive chaque étape de leurs recherches—notamment les entrepôts consultés, les mots-clés employés et les résultats obtenus—afin de démontrer leur conformité.

Obligation de diligence accrue : Une simple affirmation selon laquelle une recherche a été menée ne suffit pas. Les institutions doivent fournir des preuves tangibles et détaillées de leurs efforts.

Délais d’exécution serrés : L’ordonnance du Commissariat impose un délai de 36 jours ouvrables pour mener une nouvelle recherche et fournir une réponse supplémentaire. Les institutions doivent être préparées à respecter ces échéances.

Droit de révision : Bien que le plaignant et l’institution disposent du droit de demander une révision judiciaire à la Cour fédérale dans un délai de 35 jours ouvrables, le non-respect des ordonnances du Commissariat engendre des conséquences administratives et réputationnelles significatives.

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